By & Havn kom igennem 500.000 m² på seks uger og reducerede driftsbudgettet med 5% på første år. Det kræver en anden måde at arbejde på. Her er tre læringer fra et panel om hvordan.
Hvordan går man fra reaktivt til datadrevet vedligehold i praksis? Tre erfarne aktører delte hvad der faktisk har ændret sig i deres arbejde.
Den 22. april samlede vi et operativt meetup hos proprty.ai i København. I panelet sad Ali Hasnain Kiyani, ejendomsinspektør hos By & Havn, Jens Godwin Damgaard, ejendomsansvarlig i Ishøj Kommune, og Anders Holm Jørgensen, CEO og medstifter af proprty.ai. Samtalen blev modereret af Rasmus Sørensen.
Fokus var på det praktiske. Ikke værditilbud eller potentialer, men hvordan man rent faktisk gør: hvordan man kommer i gang med tilstandsvurderinger, hvordan man går fra en vedligeholdsplan i skuffen til et styringsværktøj i hverdagen, og hvad der skal til for at argumentere for forebyggende vedligehold i et kommunalt budget.
Her er tre af de vigtigste læringer fra samtalen.
"Slidt med vilje" er en reel strategi i branchen
Jens Godwin Damgaard fra Ishøj Kommune beskrev en tilgang han støder på ofte:
"På naturområdet kender I udtrykket vild med vilje. På ejendomsområdet hørte jeg, at der var nogen, der kørte en strategi, der hed slidt med vilje. Og det tror jeg er rigtigt, at der er nogen, der kører den strategi."
Pointen er ikke at navngive nogen, men at sætte ord på et mønster: når overblikket mangler, bliver udskydelse en default-strategi. Pengene findes først når taget regner ind. Det er en dyr måde at drive en bygningsmasse på, fordi regningen aldrig forsvinder, den vokser bare.
Anders Holm Jørgensen satte det i kontekst:
"Det er jo en nem beslutning, når det regner ind, og alle er våde. Det er sværere at træffe beslutninger om indsatser, som man måske ved det blotte øje ikke ser, at ejendommen trænger til. Det kan også være vanskeligt at forstå, hvorfor det er økonomisk fordelagtigt at gøre."
Vejen ud handler ikke kun om data. Den handler om at kunne omsætte data til en dialog med dem der sidder på budgettet. Uden det værktøj bliver forebyggende vedligehold altid taberen i en budgetdiskussion.
Forskellen på at have en plan og bruge den som styringsværktøj
De fleste organisationer har en vedligeholdsplan. Men hvad sker der med den efter den er leveret?
Ali Hasnain Kiyani beskrev hvordan det så ud hos By & Havn før:
"Vi havde eksterne virksomheder, de kom og lavede en vedligeholdsplan. Og derefter blev den bare gemt."
Efter de gik over til at arbejde datadrevet, ændrede det sig:
"Nu går jeg selv igennem bygningerne, skriver vedligeholdsopgaverne ind, og via integrationen med Dalux kommer de automatisk ind som opgaver. Det gjorde, at det blev åbent og blev lavet. Budgetmæssigt fik vi også et større overblik. Jeg ved om to år, hvilken opgave jeg skal lave, og kan se om budgettet er på plads."
Anders tilføjede en observation fra arbejdet med mange forskellige organisationer:
"Det er faktisk komplekst at omdanne den information, der ligger i en tilstandsrapport eller en vedligeholdsplan i Excel, til noget der rent faktisk kan besluttes og eksekveres. Det lyder banalt, men det er vanskeligt at omsætte anbefalinger til beslutninger til opgaver, der bliver gennemført."
Forskellen mellem en plan og et styringsværktøj er den beslutning man kan træffe ud fra den. Når planen lever i samme system som opgaverne, flytter den sig fra dokumentation til drift.
At vende processen om: budgettet først, så inspektionen
Den mest provokerende læring kom fra By & Havns tilgang, som Anders forklarede:
"Normalt går man ud og ser hvad der skal laves, og så lægger man det ovenpå hinanden, så har man et budget. By & Havn gjorde det omvendt. De lod AI-modellen fortælle, hvad deres capex-budget til vedligehold skulle være, og så brugte de det som udgangspunkt. Modellen siger ikke, at du skal reparere den her sætningsskade. Den siger, at der skal laves forebyggende vedligehold på den her facade. Så går man ud og kvalificerer det."
Resultatet taler for sig selv. Ali, der var nyuddannet bygningskonstruktør uden erfaring med tilstandsvurderinger, kom igennem 500.000 m² på seks uger. Ved udgangen af det første fulde år havde By & Havn reduceret deres driftsbudget med 5% ved at blive mere forebyggende.
Jens fra Ishøj Kommune beskrev hvad samme princip gjorde hos dem:
"Før havde man en bevilling på 100.000 kr. til vinduer, så skiftede man to i den børnehave og to i den skole, og så fik man brugt pengene. Nu sætter vi det mere i system. Jeg har også fået det overordnede ansvar for indvendig vedligeholdelse i børnehaver. Det betyder, at på tre år har jeg skiftet samtlige gulve i alle børnehaver i Ishøj. Normal pris ville være 500 kr. pr. kvadratmeter. Jeg kan gøre det til 350, fordi jeg puljer det og samler det."
Det er forskellen på at bruge et budget og at prioritere et budget. Når data og overblik kommer først, bliver det muligt at pulje, planlægge og presse prisen.
Opsummering
- Uden overblik bliver "slidt med vilje" ofte en default-strategi. Regningen forsvinder ikke, den vokser bare.
- En vedligeholdsplan skal være et styringsværktøj, ikke et dokument i en skuffe. Det kræver at planen kan flyttes, opdateres og eksekveres fra samme sted.
- Ved at lade data fortælle hvad budgettet skal bruges på, og så kvalificere det i felten, kom By & Havn igennem 500.000 m² på seks uger og reducerede driftsbudgettet med 5% på første år.
- Argumentet for forebyggende vedligehold vindes ikke med en tilstandsrapport. Det vindes med et værktøj der gør det nemt at træffe beslutninger og dokumentere konsekvenser.
Tak
Tak til Ali, Jens, Anders og Rasmus, og til alle der kom forbi. Vi afholder flere operative meetups i løbet af året. Hold øje med proprty.ai på LinkedIn for næste invitation.
Tilmeld dig vores nyhedsbrev
Få indblik i nye funktioner, kundecases og nyheder fra proprty.ai – direkte i din indbakke.
