Datengetriebene Instandhaltung in der Praxis: Drei Learnings aus einem Panel mit By & Havn und der Gemeinde Ishøj

By & Havn hat 500.000 m² in sechs Wochen bewertet und das Betriebsbudget im ersten Jahr um 5% gesenkt. Das erfordert eine andere Arbeitsweise. Hier sind drei Learnings aus einem Panel dazu.

Wie kommt man in der Praxis von reaktiver zu datengetriebener Instandhaltung? Drei erfahrene Praktiker haben geteilt, was sich tatsächlich in ihrer Arbeit verändert hat.

Am 22. April haben wir ein operatives Meetup bei proprty.ai in Kopenhagen veranstaltet. Im Panel saßen Ali Hasnain Kiyani, Property Inspector bei By & Havn, Jens Godwin Damgaard, Leiter Gebäudemanagement bei der Gemeinde Ishøj, und Anders Holm Jørgensen, CEO und Mitgründer von proprty.ai. Moderiert wurde das Gespräch von Rasmus Sørensen.

Der Fokus lag auf dem Praktischen. Keine Nutzenversprechen oder Potenziale, sondern wie man es tatsächlich macht: wie man mit Zustandsbewertungen beginnt, wie man von einem Instandhaltungsplan in der Schublade zu einem Steuerungstool im Alltag kommt, und was es braucht, um präventive Instandhaltung in einem kommunalen Budget zu begründen.

Hier sind drei der wichtigsten Learnings aus dem Gespräch.

„Absichtlich abgenutzt" ist eine reale Strategie in der Branche

Jens Godwin Damgaard von der Gemeinde Ishøj beschrieb einen Ansatz, dem er oft begegnet:

„Im Naturbereich kennt man den Ausdruck ‚absichtlich wild'. Im Immobilienbereich habe ich gehört, dass manche eine Strategie fahren, die ‚absichtlich abgenutzt' heißt. Und ich glaube, das stimmt, es gibt tatsächlich Leute, die so arbeiten."

Es geht nicht darum, Namen zu nennen, sondern ein Muster zu benennen: Wenn der Überblick fehlt, wird Aufschieben zur Standardstrategie. Das Geld ist erst da, wenn das Dach reinregnet. Das ist eine teure Art, ein Gebäudeportfolio zu betreiben, weil die Rechnung nie verschwindet, sie wächst nur.

Anders Holm Jørgensen ordnete es ein:

„Wenn es reinregnet und alle nass sind, ist die Entscheidung einfach. Viel schwieriger ist es, Entscheidungen über Maßnahmen zu treffen, deren Notwendigkeit mit bloßem Auge nicht sichtbar ist. Und es kann auch schwer zu verstehen sein, warum es wirtschaftlich sinnvoll ist, jetzt zu handeln."

Der Ausweg ist nicht nur eine Frage der Daten. Es geht darum, Daten in einen Dialog mit den Budgetverantwortlichen zu übersetzen. Ohne dieses Werkzeug verliert präventive Instandhaltung jede Budgetdiskussion.

Der Unterschied zwischen einem Plan und einem Steuerungstool

Die meisten Organisationen haben einen Instandhaltungsplan. Aber was passiert damit, nachdem er geliefert wurde?

Ali Hasnain Kiyani beschrieb, wie es bei By & Havn vorher aussah:

„Wir hatten externe Firmen, die kamen und erstellten einen Instandhaltungsplan. Und dann wurde er einfach abgelegt."

Nach dem Wechsel zu einer datengetriebenen Arbeitsweise änderte sich das:

„Jetzt gehe ich selbst durch die Gebäude, trage die Instandhaltungsaufgaben ein, und über die Dalux-Integration werden sie automatisch zu Aufgaben. Dadurch wurde es sichtbar und wurde umgesetzt. Auch beim Budget haben wir viel mehr Überblick bekommen. Ich weiß zwei Jahre im Voraus, welche Aufgabe ich machen muss, und ich sehe, ob das Budget steht."

Anders ergänzte eine Beobachtung aus der Arbeit mit vielen verschiedenen Organisationen:

„Es ist tatsächlich komplex, die Informationen aus einem Zustandsbericht oder einem Instandhaltungsplan in Excel in etwas zu überführen, das tatsächlich entschieden und umgesetzt werden kann. Es klingt banal, aber es ist schwierig, Empfehlungen in Entscheidungen und dann in Aufgaben zu übersetzen, die auch erledigt werden."

Der Unterschied zwischen einem Plan und einem Steuerungstool liegt in der Entscheidung, die man daraus ableiten kann. Wenn der Plan im selben System lebt wie die Aufgaben, wird er von Dokumentation zu Betrieb.

Den Prozess umdrehen: erst das Budget, dann die Inspektion

Das provokanteste Learning kam aus dem Ansatz von By & Havn, den Anders erklärte:

„Normalerweise geht man raus, schaut, was zu tun ist, stapelt das zusammen, und so kommt das Budget zustande. By & Havn hat es umgekehrt gemacht. Sie haben das KI-Modell sagen lassen, wie hoch ihr Capex-Budget für Instandhaltung sein soll, und das als Ausgangspunkt genommen. Das Modell sagt nicht, dass du diesen bestimmten Setzungsriss reparieren sollst. Es sagt, dass an dieser Fassade präventive Instandhaltung notwendig ist. Dann geht man raus und qualifiziert es."

Das Ergebnis spricht für sich. Ali, frisch ausgebildeter Bautechniker ohne Erfahrung in Zustandsbewertungen, hat 500.000 m² in sechs Wochen bewältigt. Am Ende des ersten vollen Jahres hatte By & Havn sein Betriebsbudget um 5% reduziert, indem es präventiver wurde.

Jens aus der Gemeinde Ishøj beschrieb, was dasselbe Prinzip bei ihnen bewirkt hat:

„Früher hatte man ein Budget von 100.000 DKK für Fenster, dann hat man zwei in einem Kindergarten und zwei in einer Schule ausgetauscht, und das Geld war weg. Jetzt gehen wir systematischer vor. Ich habe auch die Gesamtverantwortung für die Innenraum-Instandhaltung in Kindergärten bekommen. Das bedeutet: In drei Jahren habe ich sämtliche Böden in allen Kindergärten in Ishøj ausgetauscht. Der normale Preis läge bei 500 DKK pro Quadratmeter. Ich kann es für 350 machen, weil ich es bündele und zusammenlege."

Das ist der Unterschied zwischen ein Budget ausgeben und ein Budget priorisieren. Wenn Daten und Überblick zuerst kommen, wird es möglich zu bündeln, zu planen und den Preis zu drücken.

Zusammenfassung

• Ohne Überblick wird „absichtlich abgenutzt" oft zur Standardstrategie. Die Rechnung verschwindet nicht, sie wächst nur.
• Ein Instandhaltungsplan muss ein Steuerungstool sein, kein Dokument in der Schublade. Dazu muss der Plan aus demselben System heraus bewegt, aktualisiert und umgesetzt werden können.
• Indem By & Havn die Daten bestimmen ließ, wofür das Budget eingesetzt werden soll, und es im Feld qualifizierte, schaffte das Unternehmen 500.000 m² in sechs Wochen und senkte das Betriebsbudget im ersten Jahr um 5%.
• Das Argument für präventive Instandhaltung gewinnt man nicht mit einem Zustandsbericht. Man gewinnt es mit einem Werkzeug, das Entscheidungen einfach und Konsequenzen dokumentierbar macht.

Dank

Danke an Ali, Jens, Anders und Rasmus, und an alle, die vorbeigekommen sind. Wir veranstalten im Laufe des Jahres weitere operative Meetups. Folgt proprty.ai auf LinkedIn für die nächste Einladung.