By & Havn heeft in zes weken 500.000 m² doorgelicht en het operationele budget in het eerste jaar met 5% verlaagd. Dat vraagt om een andere manier van werken. Hier zijn drie lessen van een panel over hoe dat te doen.
Hoe ga je in de praktijk van reactief naar datagestuurd onderhoud? Drie ervaren spelers deelden wat er daadwerkelijk is veranderd in hun werk.
Op 22 april organiseerden we een operationele meetup bij proprty.ai in Kopenhagen. In het panel zaten Ali Hasnain Kiyani, vastgoedinspecteur bij By & Havn, Jens Godwin Damgaard, vastgoedverantwoordelijke bij de gemeente Ishøj, en Anders Holm Jørgensen, CEO en medeoprichter van proprty.ai. Het gesprek werd gemodereerd door Rasmus Sørensen.
De focus lag op de praktijk. Niet op waardeproposities of potentieel, maar op hoe je het daadwerkelijk aanpakt: hoe je begint met conditiemetingen, hoe je van een onderhoudsplan in de la naar een managementtool in het dagelijks leven gaat, en wat er nodig is om preventief onderhoud te beargumenteren in een gemeentelijk budget.
Hier zijn drie van de belangrijkste lessen uit het gesprek.
"Versleten met opzet" is een reële strategie in de branche
Jens Godwin Damgaard van de gemeente Ishøj beschreef een aanpak die hij vaak tegenkomt:
"Op het gebied van natuur kennen jullie de uitdrukking 'wild met opzet'. Op het gebied van vastgoed hoorde ik dat er mensen waren die een strategie hanteerden die 'versleten met opzet' heette. En ik denk dat het klopt dat sommigen die strategie hanteren."
Het punt is niet om namen te noemen, maar om een patroon te benoemen: wanneer het overzicht ontbreekt, wordt uitstel een standaardstrategie. Het geld komt pas beschikbaar als het dak lekt. Dit is een dure manier om een gebouwencomplex te beheren, want de rekening verdwijnt nooit, die groeit alleen maar.
Anders Holm Jørgensen plaatste het in context:
"Het is natuurlijk een makkelijke beslissing als het binnenregent en iedereen nat is. Het is moeilijker om beslissingen te nemen over ingrepen waarvan je met het blote oog misschien niet ziet dat het pand ze nodig heeft. Het kan ook lastig zijn om te begrijpen waarom het economisch voordelig is om te doen."
De oplossing gaat niet alleen over data. Het gaat erom data te kunnen omzetten in een dialoog met degenen die over het budget gaan. Zonder dat instrument zal preventief onderhoud altijd de verliezer zijn in een budgetdiscussie.
Het verschil tussen een plan hebben en het gebruiken als managementtool
De meeste organisaties hebben een onderhoudsplan. Maar wat gebeurt ermee nadat het is opgeleverd?
Ali Hasnain Kiyani beschreef hoe het er bij By & Havn voorheen uitzag:
"We hadden externe bedrijven, die kwamen en maakten een onderhoudsplan. En daarna werd het gewoon opgeborgen."
Nadat ze overstapten op datagestuurd werken, veranderde dat:
"Nu loop ik zelf door de gebouwen, voer de onderhoudstaken in, en via de integratie met Dalux komen ze automatisch binnen als taken. Dit zorgde ervoor dat het transparant werd en uitgevoerd werd. Budgettair kregen we ook een beter overzicht. Ik weet over twee jaar welke taak ik moet uitvoeren en kan zien of het budget rond is."
Anders voegde een observatie toe uit het werk met veel verschillende organisaties:
"Het is eigenlijk complex om de informatie die in een conditierapport of een onderhoudsplan in Excel staat, om te zetten in iets waarover daadwerkelijk besloten en wat uitgevoerd kan worden. Het klinkt banaal, maar het is moeilijk om aanbevelingen om te zetten in beslissingen en vervolgens in taken die worden uitgevoerd."
Het verschil tussen een plan en een managementtool is de beslissing die je eruit kunt nemen. Wanneer het plan in hetzelfde systeem leeft als de taken, verschuift het van documentatie naar operationeel beheer.
Het proces omkeren: eerst het budget, dan de inspectie
De meest prikkelende les kwam van de aanpak van By & Havn, zoals Anders uitlegde:
"Normaal gesproken ga je kijken wat er gedaan moet worden, en dan stapel je dat op elkaar, en dan heb je een budget. By & Havn deed het omgekeerd. Ze lieten het AI-model vertellen wat hun capex-budget voor onderhoud moest zijn, en gebruikten dat als uitgangspunt. Het model zegt niet dat je deze zettingsschade moet repareren. Het zegt dat er preventief onderhoud moet worden uitgevoerd aan deze gevel. Dan ga je dat verder specificeren."
Het resultaat spreekt voor zich. Ali, een pas afgestudeerde bouwkundig ingenieur zonder ervaring met conditiemetingen, heeft in zes weken 500.000 m² beoordeeld. Aan het einde van het eerste volledige jaar had By & Havn hun exploitatiebudget met 5% verlaagd door meer preventief te werken.
Jens van de gemeente Ishøj beschreef wat hetzelfde principe bij hen teweegbracht:
"Voorheen had men een budget van 100.000 DKK voor ramen, dan verving men er twee in die kleuterschool en twee in die school, en zo werd het geld opgemaakt. Nu pakken we het systematischer aan. Ik heb ook de algehele verantwoordelijkheid gekregen voor het interne onderhoud in kinderdagverblijven. Dat betekent dat ik in drie jaar tijd alle vloeren in alle kinderdagverblijven in Ishøj heb vervangen. De normale prijs zou 500 DKK per vierkante meter zijn. Ik kan het voor 350 doen, omdat ik het bundel en combineer."
Dat is het verschil tussen een budget gebruiken en een budget prioriteren. Wanneer data en overzicht voorop staan, wordt het mogelijk om te bundelen, te plannen en de prijs te drukken.
Samenvatting
Zonder overzicht wordt "bewust laten slijten" vaak een standaardstrategie. De rekening verdwijnt niet, die groeit alleen maar.
- Een onderhoudsplan moet een managementtool zijn, geen document in een lade. Dat vereist dat het plan vanaf dezelfde plek kan worden beheerd, bijgewerkt en uitgevoerd.
- Door data te laten bepalen waar het budget aan besteed moet worden, en dat vervolgens in het veld te valideren, heeft By & Havn in zes weken 500.000 m² beoordeeld en het exploitatiebudget in het eerste jaar met 5% gereduceerd.
- Het pleidooi voor preventief onderhoud win je niet met een conditierapport. Dat win je met een tool die het gemakkelijk maakt om beslissingen te nemen en de gevolgen te documenteren.
- Dank
Dank aan Ali, Jens, Anders en Rasmus, en aan iedereen die langs is gekomen. We organiseren gedurende het jaar meerdere operationele meetups.
Houd proprty.ai op LinkedIn in de gaten voor de volgende uitnodiging. Over overzicht, managementtools en het omkeren van het proces.
Meld je aan voor onze nieuwsbrief
Ontvang nieuwe functies, klantverhalen en nieuws van proprty.ai direct in je inbox.
