Kopenhagen, 29 juni 2026. De Deense gemeente Rudersdal beheert 540 gebouwen, van scholen en kinderopvang tot administratieve panden. Eind 2025 verving de gemeente haar spreadsheetgebaseerde onderhoudsplanning door proprty.ai. Op dag één stonden alle 540 gebouwen in het systeem. Binnen een maand nam het team onderhoudsbeslissingen op basis van AI.
Voor Bryan Morillo Karlqvist, projectleider Vastgoed bij de gemeente Rudersdal, draaide de overstap om een tool die kon meekomen met de manier waarop het team moet werken.
“De reden dat we op zoek gingen naar een tool als proprty.ai was dat we een grote behoefte zagen aan iets dat ons zou helpen de conditie van onze gebouwen te begrijpen,” zegt Bryan Morillo Karlqvist. “In plaats van in een Excel-sheet te kijken naar dingen die we moesten herstellen, hadden we een tool nodig die deze data levend houdt, niet zo gedetailleerd, maar op een meer strategisch en tactisch niveau.”
540 gebouwen, live op dag één
Rudersdal verwachtte het gebruikelijke onboardingpatroon: maanden datavoorbereiding voordat het systeem iets zinnigs kon zeggen. Zo ging het niet. Twee weken na de handtekening liep de onboarding. Binnen een maand was de hele portefeuille live en werkte het team in de tool.
“Wat ons het meest verraste, was dat we op dag één onze hele portefeuille in het systeem hadden,” zegt Bryan Morillo Karlqvist. “De mapping van onze panden op de objecten in het systeem was één op één. Het was dus heel makkelijk, maar dat ze met een betrouwbaarheidsscore van 60% iets konden zeggen over de conditie van 540 gebouwen, dat was echt, echt indrukwekkend.”
De 60% die Bryan beschrijft, is de betrouwbaarheidsscore van proprty.ai: voor elke voorspelling de kans dat de conditie-inschatting klopt. Een score van 60% over de volledige portefeuille gaf Rudersdal vanaf dag één een onderbouwd startpunt voor elk gebouw, zonder eerst 540 panden handmatig te inspecteren.
AI versloeg de spreadsheet meteen
De zwaardere test kwam toen de data erin stond. Kon de AI de juiste prioriteiten echt beter stellen dan het team zelf?
“We hadden meteen de hele portefeuille in het systeem en we konden beslissingen nemen puur op basis van AI die veel beter waren dan de beslissingen die we namen op basis van spreadsheets,” zegt Bryan Morillo Karlqvist.
De betrouwbaarheidsscore is een deel van de reden dat het AI-gebaseerde plan beter overeind blijft dan een spreadsheet, niet slechter. Elke voorspelling komt met een duidelijke maat voor hoe zeker het model is.
“Dat is iets wat een spreadsheet je niet kan geven, tenzij je een nieuwe kolom toevoegt en die met de hand bijwerkt,” zegt Bryan Morillo Karlqvist.
Publiek geld, geprioriteerd en gedocumenteerd
Voor een gemeente is waar het geld heen gaat maar de helft van de vraag. Waarom het daarheen ging, moet later standhouden bij controle. proprty.ai geeft Rudersdal een prioritering die het kan uitleggen en verdedigen, en het verhaal landde snel bij de leiding van de gemeente.
“We presenteerden dit aan ons management, en onze financieel directeur was heel enthousiast,” zegt Bryan Morillo Karlqvist. “Hij zag de potentie van de beweging naar preventief onderhoud, van vooruit plannen, zodat we niet zo vaak terug hoeven te komen om meer geld te vragen.”
Voor Bryan is het principe achter het werk eenvoudig.
“Het gaat erom het geld dat we hebben gekregen zo goed mogelijk te besteden,” zegt Bryan Morillo Karlqvist. “Pas als we dat doen, en we ons eigen huis op orde hebben, kunnen we naar de politiek gaan en zeggen waar echt geld ontbreekt. We hebben een methode, een standaard en een tool nodig die ons ondersteunt bij het documenteren van ons verhaal.”
Van brandjes blussen naar preventief onderhoud
De strategische verschuiving die Rudersdal maakt, gaat van reactieve reparaties, waarbij gebouwen pas aandacht krijgen als er iets kapotgaat, naar gepland preventief onderhoud. Bryan vergelijkt het met een vakantiehuis: de waarde komt van gestaag onderhoud, niet van reparaties nadat de schade is ontstaan.
“De paradox is dat preventief onderhoud de plek is waar we het meest uit ons onderhoudsbudget halen,” zegt Bryan Morillo Karlqvist. “De kozijnen schilderen, het houtwerk schilderen – daar krijgen we het meeste voor terug. En vanuit duurzaamheidsperspectief halen we daar de maximale levensduur uit onze bouwdelen. Dat is de weg die we willen gaan, en daar willen we dat proprty.ai ons bij ondersteunt.”
Het doel voor 2026 is de betrouwbaarheidsscore te verhogen van 60% naar 80 tot 85%, terwijl de eigen registraties van het team de data aanscherpen. De richting staat vast: minder brandjes blussen, meer plannen en een sterker verhaal elke keer als er om geld wordt gevraagd.
proprty.ai gebruikt domeinspecifieke AI om de conditie, restlevensduur en kosten van gebouwen over grote portefeuilles te voorspellen. Dat levert een continu bijgewerkte beslissingsbasis op waarmee vastgoedeigenaren capex goed timen, ongeplande opex verlagen en onderhoudsinvesteringen kunnen onderbouwen. proprty.ai werkt met gemeenten, woningcorporaties en institutionele beleggers in Denemarken, Noorwegen, Zwitserland en Duitsland.
Meld je aan voor onze nieuwsbrief
Ontvang nieuwe functies, klantverhalen en nieuws van proprty.ai direct in je inbox.
