Hvordan arbejder man egentlig med data i praksis, når man har ansvaret for 1.300 bygninger?
I et webinar delte Roskilde Kommune deres erfaringer med at skabe et fælles og brugbart datagrundlag for deres ejendomsportefølje. Her har vi samlet de vigtigste pointer.
Mange organisationer står med samme udfordring. Viden findes allerede, men den er svær at samle og bruge i praksis, især når den er spredt på tværs af mennesker, systemer og arbejdsgange.
Se hvordan Roskilde Kommune arbejder i praksis
Hvordan skaber man et fælles datagrundlag for 1.300 bygninger, og hvordan bruger man det til at prioritere vedligehold og budgetter i praksis?
I webinaret deler Roskilde Kommune deres konkrete erfaringer, udfordringer og tilgang til arbejdet. Det giver et sjældent indblik i, hvordan arbejdet faktisk ser ud, når man går fra ambition til implementering.
Udgangspunktet: Viden findes, men den er svær at bruge
Roskilde Kommune står ikke uden viden om deres bygninger. Tværtimod. Organisationen rummer en stor mængde erfaring og indsigt hos medarbejdere, som arbejder tæt på bygningerne til daglig.
Udfordringen er, at den viden ofte er personbåren og ustruktureret. Det gør den sårbar og svær at bringe i spil på tværs. Hvis en medarbejder forsvinder, forsvinder en del af indsigt også, og det bliver samtidig vanskeligt at bruge viden strategisk.
Det viser sig især, når man skal svare på helt grundlæggende spørgsmål om porteføljen. Hvordan er den samlede tilstand? Hvad vil det koste at løfte den? Hvor bør man prioritere først? Svarene findes i praksis, men de kræver et stort manuelt arbejde at få frem.
Hvorfor arbejde mere datadrevet?
Behovet for en mere databaseret tilgang er ikke opstået ud af lyst alene. Det er i høj grad drevet af en økonomisk virkelighed, hvor det bliver dyrere at eje og vedligeholde bygninger, mens budgetterne ikke følger med.
Det skaber et pres for at bruge ressourcerne bedre og mere langsigtet. Samtidig er der en bred erkendelse i branchen af, at planlagt og forebyggende vedligehold er billigere end akut vedligehold. Problemet er bare, at det kræver, at man kan forudse behovet.
Og det kræver data. Ikke kun om hvad der sker nu, men om hvad der kommer om 1, 3, 5 og 10 år.
“Data er ikke målet i sig selv”
En af de vigtigste pointer fra webinaret er enkel, men afgørende. Data er ikke målet i sig selv. Det er en forudsætning for at kunne prioritere bedre.
Det ændrer også, hvordan man arbejder med data. Det handler ikke om at gøre data perfekt, men om at gøre det brugbart. Hvis man venter på perfekte data, kommer man aldrig i gang.
Fra mavefornemmelse til fælles udgangspunkt
En central udfordring i mange organisationer er ikke mangel på viden, men mangel på et fælles udgangspunkt. Uden et fælles datagrundlag bruger man tid på at diskutere, om en bygning er god eller dårlig, og hvor stort problemet egentlig er.
Med data får man et fælles referencepunkt. Det betyder ikke, at data er perfekt, men det gør det muligt at starte et andet sted i dialogen. Mere konkret, mere konstruktivt og med mindre friktion.
Start småt, men struktureret
Roskilde Kommune har ikke forsøgt at løse alt på én gang. De er startet med én bygning, testet deres tilgang og justeret undervejs.
Samtidig har de arbejdet med en tydelig struktur med milepæle og løbende opfølgning. Det gør det muligt at rette kursen uden at miste retning. Erfaringen er klar. Det er vigtigere, at det bliver godt, end at det går hurtigt.
En forandring i hele organisationen
At arbejde datadrevet er ikke kun et spørgsmål om teknologi. Det er en forandring i måden, man arbejder på, og det påvirker både den daglige drift og den strategiske ledelse.
Derfor er opbakning fra ledelsen afgørende. Når arbejdet med data bliver krævende, og det gør det, er det nødvendigt, at retningen er forankret hele vejen op i organisationen. Ellers mister man momentum.
Data som grundlag for bedre beslutninger
Et konkret resultat af arbejdet er, at Roskilde Kommune tidligt får et første bud på den samlede tilstand af porteføljen. Det er ikke perfekt, og det er heller ikke færdigt, men det er brugbart.
Det gør det muligt at begynde at kommunikere mere konkret til ledelse og politikere og at arbejde mere langsigtet med vedligehold. Det vigtigste er ikke, at alt er rigtigt fra starten, men at man får skabt et udgangspunkt, man kan arbejde videre fra.
Hvad kan andre lære?
Selvom casen tager udgangspunkt i en kommune, er problemstillingen genkendelig for mange organisationer med større porteføljer.
Tre ting står særligt klart. Man skal starte, før data er perfekt. Man skal gøre det til et fælles projekt i organisationen. Og man skal være tydelig på, hvorfor man gør det, ellers mister man retning undervejs.
Vil du høre hele gennemgangen og eksemplerne fra Roskilde Kommune, kan du se webinaret her.
Vil du se, hvordan det kunne se ud for jer?
Hvis du er nysgerrig på, hvordan det kunne se ud for jeres bygninger, tilbyder vi en gennemgang med udgangspunkt i jeres egen portefølje.
Det tager cirka 30 minutter og giver et konkret billede af, hvor I står, og hvad næste skridt kan være.
Tilmeld dig vores nyhedsbrev
Få indblik i nye funktioner, kundecases og nyheder fra proprty.ai – direkte i din indbakke.
