Hoe werk je eigenlijk met data in de praktijk, wanneer je verantwoordelijk bent voor 1.300 gebouwen?
In een webinar deelde de gemeente Roskilde hun ervaringen met het creëren van een gemeenschappelijke en bruikbare databasis voor hun vastgoedportefeuille. Hier hebben we de belangrijkste punten verzameld.
Veel organisaties staan voor dezelfde uitdaging. Kennis is al aanwezig, maar het is moeilijk te verzamelen en in de praktijk te gebruiken, vooral wanneer het verspreid is over mensen, systemen en werkprocessen.
Bekijk hoe de gemeente Roskilde in de praktijk werkt
Hoe creëer je een gemeenschappelijke databasis voor 1.300 gebouwen, en hoe gebruik je die om onderhoud en budgetten in de praktijk te prioriteren?
In het webinar deelt de gemeente Roskilde hun concrete ervaringen, uitdagingen en aanpak. Dit geeft een zeldzaam inzicht in hoe het werk er daadwerkelijk uitziet wanneer men van ambitie naar implementatie gaat.
Het uitgangspunt: Kennis is aanwezig, maar moeilijk te gebruiken
De gemeente Roskilde staat niet zonder kennis over hun gebouwen. Integendeel. De organisatie beschikt over een grote hoeveelheid ervaring en inzicht bij medewerkers die dagelijks dicht bij de gebouwen werken.
De uitdaging is dat deze kennis vaak persoonsgebonden en ongestructureerd is. Dit maakt het kwetsbaar en moeilijk om breed in te zetten. Als een medewerker vertrekt, verdwijnt ook een deel van het inzicht, en wordt het tegelijkertijd lastig om kennis strategisch te gebruiken.
Dit blijkt vooral wanneer men fundamentele vragen over de portefeuille moet beantwoorden. Hoe is de totale staat? Wat zou het kosten om deze te verbeteren? Waar moet men eerst prioriteren? De antwoorden zijn in de praktijk aanwezig, maar vereisen veel handmatig werk om ze te achterhalen.
Waarom meer datagedreven werken?
De behoefte aan een meer datagestuurde aanpak is niet alleen uit plezier ontstaan. Het wordt sterk gedreven door een economische realiteit, waarin het duurder wordt om gebouwen te bezitten en te onderhouden, terwijl de budgetten niet meegroeien.
Dit creëert druk om middelen beter en langduriger in te zetten. Tegelijkertijd is er een brede erkenning in de sector dat gepland en preventief onderhoud goedkoper is dan acuut onderhoud. Het probleem is alleen dat dit vereist dat men de behoefte kan voorzien.
En dat vereist data. Niet alleen over wat er nu gebeurt, maar over wat er over 1, 3, 5 en 10 jaar komt.
“Data is geen doel op zich”
Een van de belangrijkste punten uit het webinar is eenvoudig, maar cruciaal. Data is geen doel op zich. Het is een voorwaarde om beter te kunnen prioriteren.
Dit verandert ook de manier waarop men met data werkt. Het gaat er niet om data perfect te maken, maar om het bruikbaar te maken. Als je wacht op perfecte data, begin je nooit.
Van onderbuikgevoel naar gemeenschappelijk uitgangspunt
Een centrale uitdaging in veel organisaties is niet een gebrek aan kennis, maar een gebrek aan een gemeenschappelijk uitgangspunt. Zonder een gemeenschappelijke databasis besteedt men tijd aan het discussiëren over de vraag of een gebouw goed of slecht is, en hoe groot het probleem eigenlijk is.
Met data krijgt men een gemeenschappelijk referentiepunt. Dat betekent niet dat data perfect is, maar het maakt het mogelijk om op een ander punt in de dialoog te beginnen. Meer concreet, constructiever en met minder frictie.
Begin klein, maar gestructureerd
De gemeente Roskilde heeft niet geprobeerd alles in één keer op te lossen. Ze zijn begonnen met één gebouw, hebben hun aanpak getest en onderweg bijgestuurd.
Tegelijkertijd hebben ze gewerkt met een duidelijke structuur met mijlpalen en continue opvolging. Dit maakt het mogelijk om de koers te corrigeren zonder de richting te verliezen. De ervaring is duidelijk. Het is belangrijker dat het goed wordt, dan dat het snel gaat.
Een verandering in de hele organisatie
Datagedreven werken is niet alleen een kwestie van technologie. Het is een verandering in de manier van werken, en het beïnvloedt zowel de dagelijkse bedrijfsvoering als het strategisch management.
Daarom is steun van het management cruciaal. Wanneer het werken met data veeleisend wordt, en dat gebeurt, is het noodzakelijk dat de richting verankerd is tot in de top van de organisatie. Anders verliest men momentum.
Data als basis voor betere beslissingen
Een concreet resultaat van het werk is dat de gemeente Roskilde vroegtijdig een eerste inschatting krijgt van de algehele staat van de portefeuille. Het is niet perfect, en het is ook niet af, maar het is bruikbaar.
Dit maakt het mogelijk om concreter te communiceren met management en politici en om langduriger te werken aan onderhoud. Het belangrijkste is niet dat alles vanaf het begin correct is, maar dat er een uitgangspunt wordt gecreëerd van waaruit men verder kan werken.
Wat kunnen anderen leren?
Hoewel de case gebaseerd is op een gemeente, is de problematiek herkenbaar voor veel organisaties met grotere portefeuilles.
Drie dingen zijn bijzonder duidelijk. Men moet beginnen voordat de data perfect is. Men moet er een gemeenschappelijk project van maken binnen de organisatie. En men moet duidelijk zijn over waarom men het doet, anders verliest men onderweg de richting.
Wilt u zien hoe het er voor u uit zou kunnen zien?
Als u nieuwsgierig bent naar hoe het er voor uw gebouwen uit zou kunnen zien, bieden wij een presentatie aan op basis van uw eigen portefeuille.
Dit duurt ongeveer 30 minuten en geeft een concreet beeld van waar u staat en wat de volgende stap kan zijn.
Meld je aan voor onze nieuwsbrief
Ontvang nieuwe functies, klantverhalen en nieuws van proprty.ai direct in je inbox.
