Wie arbeitet man in der Praxis eigentlich mit Daten, wenn man für 1.300 Gebäude verantwortlich ist?
In einem Webinar teilte die Gemeinde Roskilde ihre Erfahrungen bei der Erstellung einer gemeinsamen und nutzbaren Datenbank für ihr Immobilienportfolio mit. Hier haben wir die wichtigsten Punkte gesammelt.
Viele Organisationen stehen vor der gleichen Herausforderung. Wissen ist bereits vorhanden, aber es ist schwierig, es zu sammeln und in der Praxis zu nutzen, insbesondere wenn es auf Menschen, Systeme und Arbeitsabläufe verteilt ist.
Erfahren Sie, wie die Gemeinde Roskilde in der Praxis arbeitet
Wie erstellt man eine gemeinsame Datenbank für 1.300 Gebäude und wie verwendet man sie, um Wartungsarbeiten und Budgets in der Praxis zu priorisieren?
In dem Webinar teilt die Gemeinde Roskilde ihre konkreten Erfahrungen, Herausforderungen und Arbeitsweisen mit. Es bietet einen seltenen Einblick, wie Arbeit tatsächlich aussieht, wenn Sie von der Ambition zur Umsetzung übergehen.
Der Ausgangspunkt: Wissen ist vorhanden, aber es ist schwer zu nutzen
Die Gemeinde Roskilde steht nicht da, ohne ihre Gebäude zu kennen. Ganz im Gegenteil. Die Organisation verfügt über eine große Menge an Erfahrung und Erkenntnissen von Mitarbeitern, die täglich in der Nähe der Gebäude arbeiten.
Die Herausforderung besteht darin, dass dieses Wissen oft personengebunden und unstrukturiert ist. Das macht es verwundbar und schwer zu vermitteln. Wenn ein Mitarbeiter verschwindet, verschwindet auch ein Teil der Erkenntnisse, und gleichzeitig wird es schwierig, Wissen strategisch zu nutzen.
Dies zeigt sich besonders dann, wenn Sie sehr grundlegende Fragen zum Portfolio beantworten müssen. Wie ist der Gesamtzustand? Was kostet es, ihn zu heben? Wo sollten wir zuerst Prioritäten setzen? Die Antworten gibt es in der Praxis, aber sie erfordern viel Handarbeit, um sie zu finden.
Warum stärker datengesteuert arbeiten?
Die Notwendigkeit eines stärker datengestützten Ansatzes ist nicht allein aus dem Wunsch heraus entstanden. Dies ist größtenteils auf eine wirtschaftliche Realität zurückzuführen, in der es immer teurer wird, Gebäude zu besitzen und zu warten, während die Budgets nicht Schritt halten.
Dadurch entsteht der Druck, Ressourcen besser und längerfristig zu nutzen. Gleichzeitig ist in der Branche allgemein anerkannt, dass geplante und präventive Wartungsarbeiten günstiger sind als Notfallwartungen. Das Problem ist, dass Sie in der Lage sein müssen, den Bedarf vorherzusehen.
Und das erfordert Daten. Nicht nur darüber, was jetzt passiert, sondern auch darüber, was in 1, 3, 5 und 10 Jahren kommen wird.
„Daten sind kein Selbstzweck“
Einer der wichtigsten Punkte des Webinars ist einfach, aber entscheidend. Daten sind kein Selbstzweck. Dies ist eine Voraussetzung, um besser Prioritäten setzen zu können.
Es verändert auch die Art und Weise, wie Sie mit Daten arbeiten. Es geht nicht darum, Daten perfekt zu machen, es geht darum, sie nutzbar zu machen. Wenn Sie auf perfekte Daten warten, fangen Sie nie an.
Vom Bauchgefühl zum gemeinsamen Ausgangspunkt
Eine zentrale Herausforderung in vielen Organisationen ist nicht ein Mangel an Wissen, sondern das Fehlen eines gemeinsamen Ausgangspunkts. Ohne eine gemeinsame Datenbank verbringt man viel Zeit damit, darüber zu diskutieren, ob ein Gebäude gut oder schlecht ist und wie groß das Problem wirklich ist.
Mit Daten erhalten Sie einen gemeinsamen Bezugspunkt. Das bedeutet nicht, dass die Daten perfekt sind, aber es ermöglicht, dass sie an einer anderen Stelle im Dialog beginnen. Konkreter, konstruktiver und mit weniger Reibung.
Fangen Sie klein aber strukturiert an
Die Gemeinde Roskilde hat nicht versucht, alles auf einmal zu lösen. Sie haben mit einem Build begonnen, ihren Ansatz getestet und im Laufe der Zeit angepasst.
Gleichzeitig haben sie mit einer klaren Struktur mit Meilensteinen und laufenden Folgemaßnahmen gearbeitet. Es ermöglicht, den Kurs zu korrigieren, ohne die Richtung zu verlieren. Die Erfahrung ist klar. Es ist wichtiger, dass es gut ist, als dass es schnell geht.
Eine Veränderung in der gesamten Organisation
Datengesteuertes Arbeiten ist nicht nur eine Frage der Technologie. Es ist eine Veränderung in der Art und Weise, wie wir arbeiten, und sie wirkt sich sowohl auf das Tagesgeschäft als auch auf das strategische Management aus.
Daher ist die Unterstützung des Managements unerlässlich. Wenn die Arbeit mit Daten anspruchsvoll wird, und das tut sie auch, ist es notwendig, dass die Richtung in der gesamten Organisation verankert ist. Andernfalls verlieren Sie an Dynamik.
Daten als Grundlage für bessere Entscheidungen
Ein konkretes Ergebnis der Arbeiten ist, dass die Gemeinde Roskilde frühzeitig ein erstes Angebot zum Gesamtzustand des Portfolios erhalten wird. Es ist nicht perfekt und auch nicht fertig, aber es ist praktikabel.
Dies ermöglicht es, konkreter mit Management und Politik zu kommunizieren und längerfristig mit der Instandhaltung zu arbeiten. Das Wichtigste ist nicht, dass von Anfang an alles stimmt, sondern dass Sie einen Ausgangspunkt schaffen, von dem aus Sie weiterarbeiten können.
Was können andere lernen?
Obwohl sich der Fall auf eine Gemeinde bezieht, ist das Problem für viele Organisationen mit größeren Portfolios erkennbar.
Drei Dinge sind besonders klar. Man muss beginnen, bevor die Daten perfekt sind. Man muss es zu einem gemeinsamen Projekt in der Organisation machen. Und Sie müssen sich darüber im Klaren sein, warum Sie das tun, sonst verlieren Sie unterwegs die Richtung.
Willst du sehen, wie es für dich aussehen könnte?
Wenn Sie neugierig sind, wie es für Ihre Gebäude aussehen könnte, bieten wir eine Bewertung an, die auf Ihrem eigenen Portfolio basiert.
Es dauert etwa 30 Minuten und gibt ein konkretes Bild davon, wo Sie stehen und was die nächsten Schritte sein könnten.
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